Международная практика легализации документов.
Гаагская конвенция и апостиль.

В международной юридической практике государственным органам, частным организациям, и, конечно же, обслуживающим их юристам постоянно приходится иметь дело с документами, происходящими из другой страны. Типичный пример: компания, открывающая представительство в иностранном государстве, должна предоставить в регистрирующие органы этого государства комплект своих учредительных документов. Та же компания, открывающая счет в зарубежном банке, предоставляет набор своих документов в этот банк, и т.д.

Понятно, что иностранные документы - потенциальный источник проблем. Юристы, допустим, швейцарского банка прекрасно знают, как выглядят документы швейцарской компании, как они должны быть заверены и т.д. Но что делать, если счет в этом банке желает открыть компания из Свазиленда? Правила нотариального заверения, принятые в Свазиленде, недействительны в Швейцарии, да и вряд ли известны юристам банка. Как же проверить подлинность документов?

Традиционно эта проблема решается консульским заверением. Это значит, что документы компании сперва заверяются по месту ее регистрации (в Свазиленде) принятым там образом, а затем дополнительно в консульстве или посольстве Швейцарии в Свазиленде. Такая процедура называется легализацией иностранных документов: консульство (посольство) Швейцарии легализует документы из Свазиленда для их использования в Швейцарии. Как эквивалентный вариант, документы могут быть легализованы консульской службой МИД Швейцарии в самой Швейцарии, для чего они сперва должны быть заверены посольством или консульством Свазиленда в Швейцарии. Этот вариант применяется реже, так как консульства обычно неохотно занимаются таким заверением.

Казалось бы, ничего особенно сложного здесь нет, но на деле процедура заверения часто выливается в длительную бюрократическую волокиту. Во-первых, консульство формально заверяет не документы, как таковые, а подпись некого лица, ему известного. Как правило, предполагается, что это подпись сотрудника МИД соответствующей страны (Свазиленда). Поэтому документы приходится сперва заверять в МИД. У МИД могут быть свои требования к предоставляемым документам. Обычно необходимо, как минимум, нотариальное заверение. Получается такая цепочка: нотариус - МИД - консульство. Во-вторых, зачастую заверение документов находится где-то на периферии приоритетов в деятельности как МИД, так и консульства. Поэтому, в зависимости от степени их бюрократичности и загруженности соответствующих сотрудников, процедура заверения может тянуться неделями, а то и месяцами. В-третьих, может оказаться, что у Швейцарии вообще нет консульства в Свазиленде (или какой-то другой стране). Тогда легализация происходит в консульстве (посольстве) третьей страны, представляющем интересы Швейцарии в Свазиленде, что вносит дополнительную неразбериху.

Именно для того, чтобы облегчить жизнь участникам международной деятельности, и была подписана Гаагская конвенция от 5 октября 1961 г. Конвенция была принята в рамках Гаагской конференции по частному международному праву, постоянно действующей международной организации, занимающейся унификацией международного законодательства. Эту конвенцию следует отличать от других, принятых в рамках той же конференции, которые соответственно также называются Гаагскими (всего 35 конвенций начиная с 1955 г.), причем 5 октября 1961 г. их было принято целых три. Интересующая нас официально называется "Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов". Ее название не означает, что документы теперь совсем не надо заверять. Отменяется именно легализация (понимаемая как консульское или дипломатическое заверение), а взамен вводится новая процедура заверения, более простая и унифицированная.

Процедура состоит в том, что непосредственно в стране происхождения документа к нему прилагается специальный сертификат, называющийся "Апостиль" (буквально - "надпись"). Он может быть проставлен на самом документе в виде штампа, либо прилагаться к нему на отдельном листе. Сертификат имеет стандартную форму, предписанную конвенцией, и содержит в пронумерованных полях информацию о стране происхождения документа, лице, его подписавшем, а также о том, кто, где и когда произвел заверение, его подпись и печать, регистрационный номер. В верхней части сертификата обязательно имеется надпись на французском языке "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

Каждая страна уполномочивает те или иные из своих государственных органов на совершение такого заверения. Например, в России апостиль проставляет, как правило, Минюст РФ, а также министерства юстиции (юридические органы) субъектов федерации (в определенных случаях и другие органы). В США корпоративные документы обычно заверяются государственным секретарем штата, хотя на проставление апостиля уполномочены и клерки Верховного суда, окружных судов и др. В разных странах апостиль может проставлять, скажем, заместитель премьер-министра, или генерал-губернатор, или чиновник МИД… Ну и так далее.

Суть конвенции заключается в том, что при наличии апостиля на документе, происходящем из одной страны-участницы конвенции, дополнительная легализация документов для использования их в другой стране-участнице не требуется.

Таким образом, если документы свазилендской компании заверены апостилем в Свазиленде, то их можно использовать без дальнейшего заверения не только в Швейцарии, но и в других странах, подписавших конвенцию. Это первое важное преимущество апостиля по сравнению с консульским заверением. Второе состоит в том, что все заверение производится в рамках одной юрисдикции, а цепочка заверений несколько укорачивается, что экономит деньги, силы, а, главное, время участникам международной деятельности.

По условиям конвенции, заверению апостилем подлежат только официальные документы, то есть документы, подписанные государственными чиновниками, нотариальные акты и т.п. При этом апостилем заверяется подлинность подписи этого государственного чиновника или нотариуса. Само же содержание документа органом, проставляющим апостиль, строго говоря, не подтверждается, не проверяется, и вообще его не интересует. Оно остается на совести составителя документа.

До конца 1961 г. конвенцию подписали 8 государств. При этом процесс ратификации и вступления в силу начался значительно позже, с 1964 года. Но затем дело пошло быстрее, а в настоящее время число участников перевалило за 70. СССР подписал конвенцию в 1991 г., а вступила она в действие (для России как правопреемника) уже после его распада, в 1992 г.

Есть случаи, когда ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуются. Для этого между двумя странами должен существовать отдельный договор, предусматривающий отмену необходимости особого заверения. При этом предполагается, что документы заверены в стране их происхождения по ее законодательству.

В частности, в рамках СНГ действует Минская конвенция от 22 января 1993 г. (с изменениями от 28 марта 1997 г.) Ее полное название - "Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам". Предмет конвенции весьма обширен, но нас интересует только статья 13 ("Действительность документов"). Приведем ее первую часть дословно, так как она говорит сама за себя.

"Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения."

Кроме того, Россия имеет целый ряд (более двух десятков) двусторонних договоров о правовой помощи. Многие из них, особенно недавно заключенные, содержит положения, аналогичные положениям Минской конвенции. Однако в каждом случае необходимо изучать текст конкретного договора, так как могут быть важные отличия. Например, отмена легализации может относиться не к любым документам, а только к передаваемым в порядке собственно правовой помощи (договоры с Финляндией и Грецией). Или договор может относиться только к уголовным делам, а не к интересующим нас гражданским, и т.д.

После того как иностранные документы заверены либо в консульстве, либо апостилем, либо, при наличии договора, по внутренним правилам иностранного государства, с ними можно работать в другой стране. Правда, сначала может потребоваться их официальный (нотариальный) перевод. После это комплект "документ плюс заверение плюс перевод" может использоваться наравне с внутренними документами второй страны, то есть с него можно делать нотариальные копии, передавать в официальные органы, в банк и т.д.

Закончив этот краткий теоретический экскурс по вопросам международного заверения, рассмотрим несколько практических вопросов, связанных с иностранными документами и апостилем.

Вернемся к примеру (интересующему нас в первую очередь) с проставлением апостиля на корпоративных документах. Они бывают двух видов. Во-первых, это документы, выданные государственными органами, например, свидетельство о регистрации компании. Такие документы могут быть заверены апостилем непосредственно (заверяется подпись представителя регистрирующего органа). В некоторых случаях чиновник, осуществляющий регистрацию, может быть уполномочен и на проставление апостиля (например, госсекретарь штата Делавэр), так что заверение можно произвести сразу же при получении основного документа. Во-вторых, это могут быть внутренние документы компании, например, доверенность, подписанная директором компании. Такой документ сам по себе по условиям конвенции не подлежит заверению апостилем, так он подписан частным лицом. Тем не менее, проставление апостиля возможно и в этом случае. Есть даже несколько вариантов. Во-первых, можно нотариально заверить подпись директора на доверенности, а потом подпись нотариуса заверить апостилем. Во-вторых, можно сделать нотариальную копию доверенности, а подпись нотариуса заверить опять же апостилем.

Третий способ наиболее универсален, но не во всех странах это возможно (в силу различий законов о заверении документов). Секретарь компании, или ее директор, или юрист (и т.д.) делает копии со всех документов компании, которые могут понадобиться в другой стране (свидетельство о регистрации, устав, протоколы, доверенности и пр.) и сшивает их в одну пачку. К этой пачке он прикрепляет свой аффидевит ("свидетельство"), то есть документ, где он подтверждает, что прилагаемые документы являются верными копиями документов такой-то компании. Этот аффидевит он собственноручно подписывает, а подпись заверяет нотариально. Апостиль ставится на подпись нотариуса. Этот способ, очевидно, наиболее прост, так как все документы заверяются единообразно, и экономичен, так как нужно оплатить проставление только одного нотариального заверения и одного апостиля на весь комплект. Кроме того, сами оригиналы документов остаются при этом в распоряжении компании.

Теоретически последний вид заверения оставляет больше возможностей для сомнения в подлинности документов, так как, скажем, секретарь компании при изготовлении копий документов не связан по закону столь жесткими требованиями, как нотариус при изготовлении нотариальных копий. На практике, однако, возражений против такого заверения никогда не возникает, в том числе у государственных органов в России, для которых само наличие апостиля является вполне достаточным.

Иногда приходится сталкиваться с проблемами, особенно в некоторых российских банках, связанных с непониманием различий в нюансах оформления апостиля в разных странах. Например, апостиль, выдаваемый госсекретарем штата Делавэр, несет на себе очень красивую тисненую золотую печать штата, а вот подпись самого госсекретаря представляет собой факсимиле (печатающееся на принтере вместе с бланком). Этот апостиль выдается на отдельной странице и прикрепляется к основному документу простой скрепкой. Такое заверение повергает в панику некоторых банковских юристов, которые склонны требовать, основываясь на российской практике нотариального заверения, чтобы подпись госсекретаря была собственноручной, апостиль был пришит к основному документу, а прошивка скреплена печатью заверяющего органа. Удовлетворить этим требованиям, конечно, невозможно, так как госсекретарь ничего подобного делать не будет: Гаагская конвенция этого не предписывает. Дело отчасти облегчается тем, что для официального использования документа в России нужен нотариально заверенный (в России) перевод, который при заверении пришивается к документу (включающему и страницу апостиля), и таким образом "отделяемость" апостиля не так бросается в глаза.

При изучении списка участников Гаагской конвенции следует помнить, что некоторые важные для международного бизнеса юрисдикции являются колониями или зависимыми территориями, например Британские Виргинские острова (БВО), Гибралтар, Нидерландские Антильские острова. Несмотря на их отсутствие в основном списке, конвенция распространяется и на них, если метрополия сделала соответствующее официальное заявление (что практически во всех интересных случаях так и есть). Поэтому проставление апостиля на БВО, например, вполне возможно. Но, помимо этого, документы компании, зарегистрированной на БВО, можно заверить апостилем в самой Великобритании (что иногда удобнее), и в большинстве случаев такое заверение будет приниматься на тех же основаниях, как и сделанное на БВО.

При подготовке апостилированных документов следует на всякий случай иметь в виду, что некоторые территории до сих пор являются в той или иной степени спорными, например Фолклендские (Мальвинские) острова (Великобритания и Аргентина) или Гибралтар (Великобритания и Испания). Великобритания официально распространила действие конвенции на свои колонии и зависимые территории, включая обе вышеупомянутые. Поэтому апостиль, скажем, на Гибралтаре, получить можно (его проставляет Губернатор и Главнокомандующий города и гарнизона Гибралтар). Но вот использовать такой документ в Испании, скорее всего, не удастся: Испания сделала официальное заявление о непризнании распространении конвенции на Гибралтар.

Что касается договоров о правовой помощи, отменяющих легализацию, то к их применению стоит относиться с некоторой осторожностью, во всяком случае, в России. (Это не относится к Минской конвенции, действующей в рамках СНГ, механизм применения которой вполне отлажен.) Дело в том, что многие государственные и частные организации либо не знают о существовании таких договоров, либо если и знают, все равно склонны отказать в приеме документов без апостиля или консульской легализации, так как не имеют ни желания, ни практической возможности проверять подлинность иностранного заверения.

В частности, Россия имеет с Кипром договор о правовой помощи от 1984 г., предусматривающий признание официальных документов без особого заверения. Однако существует официальное письмо Госналогслужбы РФ (от 26 ноября 1996 г. N ВЕ-6-06/815), обязывающее налоговые органы при постановке на учет кипрских юридических лиц требовать легализации документов или апостиля, в явное нарушение международного договора. Мотивировка: недопущение деятельности юридических лиц, зарегистрированных на территории т.н. Турецкой республики северного Кипра, сепаратистского образования на оккупированной Турцией части территории Республики Кипр. Конечно, можно доказывать приоритет международного договора над ведомственной инструкцией в суде. Но обычно проще поставить апостиль.

В заключение отметим, что во избежание недоразумений следует четко отличать апостиль от иных форм заверения. Госсекретарь штата Делавэр, или британский МИД, или любой другой орган, проставляющий апостиль, может помимо этого осуществлять сертификацию документов и в соответствии с какими-либо иными стандартами, например, при заверении документов для стран, не являющихся участниками конвенции, с целью последующей консульской легализации. Иногда выдаваемый при этом сертификат очень похож на сертификат апостиля и содержит почти такие же данные. Однако если его форма не находится в строгом соответствии с положениями Гаагской конвенции - это не апостиль. Соответственно, заверенные таким образом документы не обязательно будут приняты в странах-участницах конвенции (в России точно не будут). Как уже упоминалось, основным признаком апостиля является заголовок на французском языке со словом "Апостиль" и ссылкой на Гаагскую конвенцию.

 

Вы можете загрузить текст этой статьи в архиве zip-формата: Загрузить статью

Roche & Duffay
Тел. (495) 624-1300



 
 

Важное уведомление
Компания Roche & Duffay предпринимает все усилия по обеспечению достоверности и актуальности информации, представленной на этом сайте. Однако компания не принимает на себя финансовой и иной ответственности за результаты применения этой информации без предварительной консультации с компанией. Всем посетителям сайта настоятельно рекомендуется до принятия решения об открытии оффшорной компании, создании оффшорного траста, совершении оффшорных инвестиций, открытии счета за рубежом и т.д., проконсультироваться со специалистами по налоговому планированию.
Перепечатка и иное копирование материалов допускается только с разрешения Roche & Duffay.